5. отчёт ВСЕХ УЧАСТНИКОВ программы по 'пятому' дню: делегирование

1. done

2. done

3. У меня с делегированием всё просто. Я сказала, - надо сделать. Я лучше знаю, никто не спорит) Потому, что привыкли - мы с ТМ, всё, что дают - надо делать. Молча.

Единственное, что если нагрузить менеджера, который и так завален, возмущения будут, поэтому лавирую. Я ж не изверг ^-^.

Что передала сейчас - еженедельную викторину, которая у нас в социалках ради забавы и какого-то шороха подписчиков. Уже есть постоянные участники, и клиенты. Работает. Но отнимало массу времени, пока технически всё организовывается.

Нашла жертву (новичок), сказала - "настало твоё время, теперь ты взрослая и тебе можно доверить ЭТОТ процесс, на бумажку, поздравляю!" Конечно дальше детально прошлись по каждому пункту, показала сама как это делается. После первой попытки внесли правки (на фото видно что менеджер сама себе дописала). Установили на комп менеджера необходимую программу, сделали закладки нужных сервисов.

Зашло отлично, благодаря очень детальной инструкции всё получилось дегко и быстро. Я счастлива. 

По остальным пунктам таблички всё в процессе на полноги. Мне не хватает людей для передачи этого функционала. В плане найм новичков и маркетолога.

Таблицу прикрепил.

Эта часть курса ускорила передачу "текучки" и назначению старшего менеджера. У меня в новом офисе не было ответственного за текущей работой. Собрал весь "недиректорский"  функционал, который тащил сам, внес в вашу таблицу. Добавил к ней еще один столбик "Контакты" в которой указал с кем нужно взаимодействовать.

Перед передачей побеседовал с назначенной на ст. менеджера, объяснил, что и как нужно делать, в какие сроки, поздравил с назначением, сказал что теперь ей самой нужно научиться принимать решения и она теперь отвечает за работу офиса. Ну и пожелал ей удачи.

Чтобы мы засчитали вам выполнение задания пятого дня,

разместите в этой теме пост-отчёт, включающий в себя:
1 - заполненную таблицу-план отдачи функционала;

Сделано

2 - файл с описанием одного проекта/задачи, которую вы будете делегировать в ближайший месяц;

Передала менеджеру задачу по составлению таблиц по странам с отельной базой. Объяснила, какие данные и куда заносить, где искать. Проблем никаких не возникло, потому что другой работы сейчас не так много. Делегировала уже сейчас. Дедлайн - конец ноября.

3 - расскажите о своём опыте делегирования проекта/задачи из пункта 2.

Менеджер сейчас очень много времени не в офисе, часто на больничном.  В связи с этим в ее отсутствие текучку беру на себя. Когда она в офисе с делегированием никаких проблем нет. Так и было с новой задачей. Все принимает, делает.

Задание 5'го дня - общее и для новичков и для экспертов.

Чтобы мы засчитали вам выполнение задания пятого дня,
разместите в этой теме пост-отчёт, включающий в себя:
1 - ок;
2 - ок;
3 - когда ко мне обращаются менеджеры с вопросами по броням, возвратам и ..., я всегда говорила так: "Я же не "Пегас Туристик" (напр), я не знаю как у них решается этот вопрос. Ты сейчас просишь меня зайти на их сайт и начать заниматься этим вопросом. Так что звони им. И спрашивай у них.". Так я приучила менеджеров решать вопросы с туроператорами самостоятельно. 

Сейчас я вообще сделала просто. Написала должностные инструкции. Где поделила менеджеров на просто менеджеров (урезала оклад) и старших менеджеров. Сейчас все вернутся с рекламников и я предложу им ознакомиться с должностными инструкциями и самим назначить себе должность. А значит и забрать себе функционал. Таким образом заставлю остальных подтягиваться до старших.

1. Заполненную таблицу-файл  с описанием задачи прикрепила.

2. Ещё до начала тренинга мы с сотрудниками договорились, что будем делать абсолютно всё! Поэтому вопросов с делегированием не возникло: сказала -сделали.

Добрый вечер. Отчет по 5 дню пишу сейчас, хотя сразу же после занятия (23 октября) делегировала текучку : закуп канц.товаров, воды, картриджей, заказ визиток и багажных бирок, а также работу в ВК. Подробнее остановилась на закупе канц.товаров, так как работаем с новым партнером, расписала порядок действий, как оплатить и кому звонить. Раньше я даже не задумывалась, что такие мелочи, отнимают кучу моего времени. Теперь буду делегировать больше и чаще ))

Доброе утро!

В этом месяце делегировала согласование дизайна печатной продукции:

Менеджер готовит тех.задание с подробным описанием, как должен выглядеть макет, с примерной визуализацией и нашими пожеланиями -> отдает в работу на прорисовку дизайнеру -> контролирует и согласовывает итоговые варианты макета.

Итог: процесс разработки дизайна стал занимать несколько дней, вместо двух недель.

1- Делегировал делегирование - заму 😉  Рекурсивное делегирование )

На самом деле, на себя у меня изначально закручено только развитие. Никогда не продавал туры, поэтому и не лезу в это. Да, бухгалтерский учет - мое второе образование (после мат.фака), но в платежи я не лезу (кроме форс-мажоров раз в пол.года). Соц.сети - делаю только структуру и дизайн, раздаю контент планы. Офисы все удаленные, бываю в них раз в 3-4 месяца, поэтому все что касается обеспечения и тп. - тоже налажено с самого начала. НО сейчас понимаю, что и функции "по развитию", на самом деле тоже могут и должны передаваться. И, на самом деле, многие вещи, которые казались мне развитием, оказывается - рутина)) Многое из того, чем занимаюсь можно и нужно передать. Начал еще на марафоне и никак не могу остановиться. Через день записываю какой-нибудь скрин-каст с инструкцией, провожу беседу с менеджерами, удаленную.
Часто делегирую на "всех", так как выполнял функционал, касающийся каждого.

Вспомнил забавный, но о многом говорящий случай (Дима как раз рассказывал, что нужно оставлять "за старшего" кого-то): в 2008м году впервые оставил менеджера "за старшего", уезжая в отпуск, - он несколько раз переспросил, какие у него полномочия, я подтвердил что "такие же как у меня".  Через час после отъезда - мне пришло смс - "я уволил менеджера "М" ) И на самом деле я понял, что мне, в тот момент, действительно было "жалко" уволить херового менеджера... до последнего надеялся из него что-то сделать. Так что прием действительно полезный- какие-то вещи (понятно, что не все) зам сделает лучше.

В рамках домашки отчитаюсь по передаче рассылки по подписчикам в ВК, через senler.

1 - План отдачи функционала на ноябрь заполнен 
2- Файл с описанием проекта/задачи заполнил
3- Рассказываю об опыте: 

Написал инструкцию, записал скрин-каст с подробными действиями. Настроил в senler доступ для аккаунтов администраторов, которым делегирую рассылку. Поговорил лично с первым менеджером, выбрали тему для статьи, поставили дед-лайн сделать до 15 ноября. Сейчас на контроле держу. После этой рассылки скорректирую инструкции и "отдам" функционал остальным менеджерам.

Отчет по отдаче функционала, stage 1

1 - заполнена таблица-план отдачи функционала;
2 - файл с описанием делегирования продажи тура в кредит, составлена Инструкция-алгоритма действия,  для дальнейшего использования, для делегирования в ближайший месяц, если будет запрос тура в кредит; прикреплен файл.
3 - расскажу о своём опыте делегирования проекта/задач по всем пунктам, потому что мне нужно видеть свои ошибки так же, я здесь для этого. Функции по отдаче хоз. деятельности делегированы полностью, осталось решить вопрос по уборке, возможно включать эту позицию в ИЗ менеджеру? Если бы мне включили в функционал менеджера уборку офиса, даже с доплатой, я бы отказалась, но причем здесь Я? На данном этапе развития полностью отказаться от продаж, невозможно, по анализу продаж, личные продажи составляют 70%, план продаж октября не выполнен на 12%; прорабатывали на ретроспективном анализе разбирали причины, установлено, Менеджер использует скрипты не на 100%, теряется, не ведет Туриста, упускает инициативу; те же самые ошибки, которые были на Марафоне в ходе проведения ретроспективного анализа. Для себя объясняю, это тем, что нет постоянного входящего трафика, что бы постоянно повышать свой уровень общения с туристами. С постоянными отрабатывает на 100%, постепенно передаю с разным чеком, не только с низким; с входящими новыми конверсия 33%, из них часть из VK/ вместе с тем на данном этапе, каждое обращение, несмотря откуда поступило отрабатываем на 100%, для себя отметила необходимо выявление мотивации сотрудника. У меня постоянные забронировали самостоятельно, что оказалось для них выгоднее, не вижу в этом катастрофы, ответственность на них на руках грудной ребенок и самостоятельное бронирование. Этап продажи в кредит, разработана и внедрена Инструкция алгоритма, для дальнейшего использования, вопросов не возникло, с поступлением следующего запроса, проверю действие, проанализирую. Продажа дополнительных продуктов, не на потоке, вместе с тем имеет место 12% от основного объема продаж. Ведение SMM согласно контент плана ТМ в 4 руки и систематически. Передача полностью не имеет быть возможным, потому что сама занимаюсь анализом контента, SMM - маркетолог на аутсорсинге на уровне консультаций, и сбором ЦА VK-Инстаграм, частичного анализа, помощь в настройках, запуске рекламных компаний, потому что я не маркетолог и не дизайнер. Частичная оплата заявок и дальнейший контроль, делегирован, не вызвало дополнительных вопросов, т.к. существует обязательства и ответственность, курсовая разница, все ее понимают. «Ты за главного» использую со 2-го месяца основной деятельности менеджера, справилась на 1 –м этапе, если не считать слива 2-х постоянных туристов (я занималась реактивацией),  вернулись в перспективе, и бронировались у меня, подчеркнув некомпетентность менеджера, анализируя портрет Туристов, считаю Менеджер не дожала: 1-й случай неумение работать с претензионным запросом с высоким чеком, во втором некорректная работа с сайтом ТО, получение оперативной информации, принятие решений,что сейчас не проблема. Если отсутствую в офисе Менеджер не отзваниваеться, если существенного не происходит, значит я сама звоню. Аттестацию Менеджер сдала, сейчас работает над изучением зимних трендовых направлений, с занесением отельной базы в таблицу, которую начинала самостоятельно и не закончила до сих пор, продолжаем ведение, подчищаем хвосты. На данном этапе развития компании нет возможности проводить мало времени в офисе, потому что нужность x…рачить, пардон за мой французский, и заниматься лидогенерацией, потому что все заработанные ДС вкладываю в развитие, в т.ч. в Менеджера! Вопрос аренды, сейчас №1, потому что арендадатель собрался расширяться, а нам нужно подвинуться, тот самый случай, что порадуешься низкому сезону.

Главное достижение по делегированию- менеджеры начали заполнять СРМ. СРМ начала вести только с 2018г.- в этом году вела ее сама и только по продажам и клиентам. С октября начали вести и по обращениям, заставляю менеджеров носить все запросы, и все данные по клиентам. Первую неделю морозились, со всем соглашались, но упорно не вводили. Сейчас вводят т.к. контролирую каждый день. Начинают привыкать.

1 - заполненную таблицу-план отдачи функционала;

во вложении

2 - файл с описанием одного проекта/задачи, которую вы будете делегировать в ближайший месяц;

во вложении (1 и 2 в одном файле)

3 - расскажите о своём опыте делегирования проекта/задачи из пункта 2.

Ведение эфиров. Ранее я созванивалась с менеджерами и уговаривала провести эфир - тысяча отмазок, надоело. Сперва сделали так - есть категория менеджеров, которые часто опаздывают на работу, решили - не хочешь минус по карме - веди эфир 😉 Один раз опоздал = один эфир. И такой разговор передала Заместителю директора, всё-таки её слово будет сильнее моего (она же минусует карму и следит за опоздунами) Сработало. Остальные увидели, что это не так страшно и сами выдвинули свои кандидатуры. Еще конечно они увидели что после эфиров пошли обращения по заданным темам, но это уже совсем другая история. В итоге я теперь не звоню менеджерам, а спрашиваю у Зама - кто на этой неделе ведет и пишу ему примерный план, всё стало проще и регулярнее.

п. 1. - во вложении 

п. 2 - во вложении

п. 3 - опыт: все работает 🙂

В агентстве все задачи распределены по менеджерам. Ведение соц.сетей распределили по менеджерам с самого открытия, деньги в банк сдают менеджеры, ведут бухгалтерские документы, занимаются своевременной заправкой оргтехники, кулера водой, оформлением страховок, составлением отчётов с ТО. Я сам писал письма для рассылок в MailChimp.Теперь передаю менеджерам написание, себе оставляю верстку и отправку в сервисе.

Доброго дня! По домашнему заданию:

1. сделано, прикрепила.

2. Делегировала работу со школьными экскурсионными группами. Долгие годы этим занималась только я и все привыкли. Сейчас я разбила этот "магический" процесс на конкретные задачи. Одному менеджеру-новичку поручила составить таблицу контактов школ нашего города и школ других городов, с которыми мы можем работать на прием.  Второму, более опытному - составить коммерческое предложение для разных групп. Третьему, самому активному и умеющему находить общий язык с училками - пройтись по школам. По сути, сразу пошли заказы. Не много, но все же. У меня на бегание по школам уже не было сил.

Все обращения фиксируются в Ю-он, дала контакты транспортников, экскурсоводов. Я сейчас только подсказываю какие-то особенности работы (все-таки много нюансов), контролирую "тонкие места".

Но вот честно, без вашего алгоритма мне казалось невозможным это отдать)). Сейчас даже смешно.

1. Таблица отдачи функционала

2. Алгоритм внесение выручки на р/с

3. Стало смешно, когда передал закупку канцтоваров и прочей мелочевки менеджерам за 15 минут и меня больше не отвлекает эта хренотень. А раньше:

-Евгений, заканчивается бумага, купите пожалуйста...
-Ок. Завтра привезу.

Проходит два дня.

-Евгений,  бумага почти закончилась, купите пожалуйста... а...

проходит еще день

-Алло, Евгений, не могу распечатать документы - бумаги нет. А клиент придет через  30 минут. Я схожу куплю (в тридорога) в лавке через дорогу?
-Блин, опять забыл... покупай!... 

Аналогично и  с внесением выручки. Деньги соберу, потом кто-то отвлек... банковский день закончился... Ну короче... Я больше на эти грабли постараюсь не наступать.

P.S. Кто не слушал подкасты по делегированию, советую найти время и послушать. Там интересные примеры и нет лишней воды. 

Задание 5'го дня - общее и для новичков и для экспертов.

разместите в этой теме пост-отчёт, включающий в себя:
1 - заполненную таблицу-план отдачи функционала;

таблица во вложении. Вообще, так как нас двое владельцев, мы для начала поделили функционал между собой, чтобы не дублировать операции: персоналом занимается один, контент-планами другой, и только планы на месяц и обучение обсуждаем вместе. Недавно взяли менеджера, следующий найм планируем на март, чтобы не в зиму, поэтому часть текучки будет передана уже новым сотрудникам
2 - файл с описанием одного проекта/задачи, которую вы будете делегировать в ближайший месяц;

В этом месяце мы передаем новому менеджеру следующую задачу: размещение информации о горящих турах в группе ВК и на уличном стэнде.
Менеджеру переданы шаблоны текста для соцсетей, шаблоны фото, и шаблоны уличных листовок, проведен инструктаж по поиску и подсчету горящих туров. Поставлена задача, во сколько по времени должна появляться обновленная информация.

3 - расскажите о своём опыте делегирования проекта/задачи из пункта 2.

Пока есть сложности с написанием поста в соцсети, корректируем работу в оперативном режиме. Кроме того, есть проблемы с оперативностью, пытаемся придумать как помочь менеджеру правильно планировать и использоать свое время. Но в принципе это позволило освободить утро реально для планерок, важных звонков, встреч, общения с вип-туристами.

Я еще добавлю можно?)

За последние две недели практически всю мелочевку, которая отнимала тонну времени - передала. Написать инструкцию перестало быть проблемой - вжух - и "держи поздравляю, теперь ты старшая по этой фигне". Аж дышать легче стало)

Спасибо ТМ! :*

Расскажу о своем опыте делегирования. Года 2 я был мастером на все руки в агентстве, сам работал с заявками, сам решал все вопросы по офису, сам занимался развитием. Но потом я резко "перегорел", понял, что без меня не делается вообще никакое, даже элементарное действие. По сути я просто сбежал из офиса, абсолютно не грамотно делегировав всю работу и просто бросив всю клиентскую базу. Ну что поделать, психанул, знал бы я ТМ тогда, такого бы не произошло. На данном этапе я делегирую абсолютно все, так как занимаюсь не только этим бизнесом и другого варианта у меня просто нет. Сейчас хочу попробовать делегировать отдельным сотрудникам более сложные задачи, предварительно не изучив их самостоятельно(например разобраться в мэйлчимп и запустить регулярные рассылки). Работаю с сотрудниками в Trello, там же происходит и делегирование задач.

1 - заполненную таблицу-план отдачи функционала;

Заполненную таблицу прикрепил к посту.

2 - файл с описанием одного проекта/задачи, которую вы будете делегировать в ближайший месяц;

Первые 3 пункта в прикреплённой таблице делегировал в этом месяце.

3 - расскажите о своём опыте делегирования проекта/задачи из пункта 2.

E-mail рассылку ведём еженедельно. Как ни странно этот функционал висел на мне очень давно. После эфирного дня про делегирование накидал в таблицу отдачи функционала +/- функции которые я могу сбросить с себя уже в текущем месяце и высвободить время для более важных задач.

Решил пока зашить этот функционал в ИЗ. Зашло легко и без проблем. Записал краткую инструкцию для менеджера, прикрепил обучающий краткий вебинар по особенностям сервиса и конструктора. Первое письмо отправили совместно, второе и третье уже самостоятельно. Согласуем тему и контент и работаем. Я только смотрю статистику.

2 функционала по стажировке новичка решил тоже с себя снять в этом месяце т.к обучение отнимает много времени. Также зашил менеджера в ИЗ. Большая часть стажировки делегирована я больше в этом не участвую. Смотрю за результатами. 

В планах ещё делегирование части функционала по готовности старшего менеджера, ещё не воспитался 🙂

Опыт делегирования ведения кассовой книги.

Ранее в течении дня (в конце дня) сдавали отчёты и денежные средства и всё было достаточно хаотично, вечно были нестыковки в кассе, постоянно "следствие ведут пятачки". А если я улетала, то по прибытию точно был разраы кассы и опять нужно было искать ошибки в записях и расчётах. Все менеджера как огня боялись вести кассовую книгу. И вот наконец-то на помощь я призвала ю-он. Год назад кассовая книга ю-она была несовершенна: не было расчёта на начало и конец периода расчётного, не было и ещё (не помню точно чего, но точно важного) чего-то. Но с Иваном Карпиловичем всё-таки удалось договориться и довести этот очень нужную и полезную опцию "до ума" (Хотя до сих пор на распечатывает кассовую книгу с остатками, но да ладно, всё  впереди). И вот вуа-ля : я настраиваю ю-он (виды касс, платежей и т.д. и т.п.) и каждого менеджера (групповое обучение не подходит, т.к мозги у всех разные) обучаю грамотно вести кассовую книгу с учётом движения всех денежных средств. Предварительно каждому менеджеру был предоставлен индивидуальный сейф. Процесс был не самым лёгким, Мозг менеджеров по продажам сопротивлялся и саботировал. Но терпение и здравый смысл победили, На данный момент времени менеджеры побороли страхи и сомнения и с удовольствием ведут все кассовые операции самостоятельно, практически без ошибок. А руководитель в любой момент времени отслеживает финансовую ситуацию.

1 и 2 - готово

Что касается передачи функционала, часть делегированных задач воспринималась менеджерами легко, а, например, ведение соцсетей менеджер пыталась отказаться от приема функции по причине, что фантазии не хватит написать хороший пост, но после беседы и пробной недели все оказалось иначе. Теперь готовлю к передаче еще часть текучки

Делегировать некому, потому как работаю одна, и нанимать сотрудников все же буду после НГ.
Но! Передала всю работу по ведению групп в соц. сетях дочери...за определенную оплату.
Она даже не сопротивлялась, молодежи эта тема близка. Несколько дней поработали вместе. От нее пришло много новых предложений, некоторые из которых взяли в работу. Сразу же после этого ее позвали знакомые на курсы обучения по работе в Инстаграмм. На этой неделе, в пятницу, начнем серьезно работать в этом направлении... специально собираемся и все обсуждаем..

Доброго времени суток!

Я конечно же проф...ла дедлайн по этому занятию в связи с решением вопросов по здоровью, но! Эталонку я прохожу не ради призов, а для того, чтобы в моей жизни произошли позитивные изменения, а они произошли.

1) Во-первых, стажер слился :-Р, а это значит, что можно взять другого "с чистого листа" и как надо.

2) Я честно пыталась вести ФРД 2 недели, кроме воскресенья, его осознанно не фиксировала. И вот, что я обнаружила. Вторая, не туристическая, деятельность занимает у меня гораздо больше времени, чем я думала! Она, конечно же, и более стабильная в фин. плане, однако - what the ...? По итогу я решила:

а) взять помощника там и отдать часть клиентов;

б) не брать новых клиентов;

в) постепенно отдать и нынешних клиентов (одного отдала уже);

А теперь конкретно по заданию этого дня.
1 - заполненную таблицу-план отдачи функционала;

Держите во вложении )
2 - файл с описанием одного проекта/задачи, которую вы будете делегировать в ближайший месяц;

В ближайший месяц по туризму ничего не буду делегировать, т.к. некому. (
3 - расскажите о своём опыте делегирования проекта/задачи из пункта 2.

Из пункта 2 не о чем рассказать, но может рассказ об опыте делегирования в другом месте тоже пойдет? 🙂

Доброго дня! Ну, так как в данный момент еще менеджера нет, делегировать все ниже написанное пока некому, я вышла из положения тем, что передала бывшему менеджеру функционал наполнения соцсетей и дежурство в чате сайта.