[Решено] Ведение внутреннего отчета фирма

Присоединяюсь к вопросу Елены...на 6-м дне Эталонки этого года Антон Тихонов проговорил что-то по ПланФакт...сейчас сижу разбираюсь...может Антон поделиться что и как он разнес в этой программе...есть ли разбивка только по офисам или вкл. МПП...нет ли путаницы из-за взноса ден. средств на р/с из касс

Сама сейчас веду в Экселе...сочинила себе програмку ( открыт лист на каждого МПП , лист объединения заявок, лист касса общая, и листы расходов раздельно по статьям...ну и итоговый, куда подгружаю с каждого файла информацию) соответственно логическая связь между листами...для маленьких агентств удобно ...но обороты растут и очень много времени уходит на разноску в свою программу...скрины прилагаю

От: Елена Минеева

 Коллеги, прошу вашей помощи и комментариев по поводу принципа ведения, скажем так, внутренней бухгалтерии для руководителя. Понятно что у всех есть бухгалтер,который сдает отчеты в налоговую. Я бы хотела узнать именно про внутреннюю: как вы сводите ваши остатки, как часто, бывают ли недостачи и кто за них несет ответственность.

Немного о себе: агентству 7 год, 2 учредителя - я и моя близкая подруга. В начале работы была общая касса, общие туристы, и вся прибыль в конце месяца делилась 50/50- было легко, просто и понятно)

Позже начали по очереди уходить в декреты (сейчас заканчивается 4ый)))), появлялись новые сотрудники. На данный момент: нас 2е, и 4 менеджера. Несколько раз в неделю сводит внутренний баланс:

а. Сколько у нас есть на сегодняшний день Х средств: в кассе, на р/с, на картах, сколько должны туристы и прочее.

b. Ниже графа сколько и кому мы должны оплатить: оплатить за туры ТО, долг по кредитным картам на сегодняшний день Х. 

В итоге a-b = должна получится сумма, которая бьется с суммой чистой прибыли по отчету на день Х. (отчет у нас ведется в файле xl, где столбец по прибыли по турам и рядом графа с расходами: ЗП, хоз.расходы, уборка, продукты и прочее).

У нас никогда эти суммы не совпадают, она то больше то меньше, хоть каждый день считай((( видимо что-то не так ведем. А что именно не поймем... Возможно есть программы какие-нибудь? В прошлом месяце установила Coinkeeper на телефон. Но там только по наличке все видно, а кто и сколько должен не понятно. 

В прошлом году пока мы были вместе в подругой в отпуске образовалась недостача в 70 000 тысяч, 50 000 из Которых мы с Катюшей покрыли сами, и несколько тысяч вычли из ЗП менеджеров.

Сейчас сама каждый день в офисе, все равно бывает недостачи, иногда через неделю находятся, иногда нет. 

Надеюсь понятно изложила мысли?) Хотела узнать как вы это считаете такие отчеты и следите за этим? 

Спасибо

советую planfact.io ( https://app.planfact.io/) 🙂 там весь учет, ребята могут помочь все настроит. Стоит символически: 2 т.р. в месяц, доступ с любого браузера, хоть с телефона.

Я не пойму, как может образоваться недостача 70к? Их стырил кто-то из менеджеров? Или что? КАк они могут потом находиться? Менеджер взял деньги, передал ответственному (вам, например), вы внесли на р/с и все. Разве нет? 

Мне посоветовала бухгалтер  программу «инфобухгалтер». У них есть бесплатная версия. 

Сама сейчас озадачена поиском способа как вести внутренний баланс. 

У нас Бухгалтерия на аутсорсинге. 

Я пока маленькая (st 1,5), все доходы и расходы веду в ексель. Сама себе сделала таблицу по месяцам, в столбик все расходы по блокам (тип затрат). Четко вижу где перерасход (реклама, з/п, затраты на офис, коммандировки, обучение и пр.). Не понимаю, как может быть недостача непонятно откуда. Если минус - четко видно из-за чего.

Ниже вписываю доходы, табличку настроила - сама мне считает сальдо и выводит на график. Я вижу в течение года уровень своих доходов и расходов и чистую прибыль по месяцам.

Рядом прописываю по квартально все движения по р/с - четко вижу даты поступлений/списаний.

Очень простая табличка, без которой, как без рук. Веду без бухгалтера спокойно. У меня вообще нет бухгалтерских знаний, всё методом тыка интуитивно)) Поэтому по простому и всё понятно.

Но с расширением и бухгалтер на аутсорсе появился для работы с налоговой и по з/п. Но ежедневные финансы веду сама. Всё вижу, контролирую и понимаю где что сократить, а куда можно и добавить безболезненно.

Если не берёте бухгалтера, составьте себе такую табличку расходов и обязуйте менеджеров четко писать куда сколько ушло и откуда за что зашло. Иначе бардак и недостачи.

Вообще, все это можно вести средствами U-On. Если норм настроены все кассы (нал, безнал, карты и тп.). Всегда можно посмотреть движение, остатки по каждой кассе, посчитать прибыть и т.п.

НО мы все равно параллельно ведем обычную "амбарную" книгу в каждом офисе. Дата, приход, расход, денег в кассе в конце смены.

Раз в месяц все сверяем. В этом случае недостачи или лишние деньги всегда определяются. Либо в журнал менеджер занесла неправильно, либо в ю-оне прокосячилась. Но сводится в итоге и исправляется. 

Там же (в ю-оне) можно и расходы все по офису вести, но мы вот их только в "книге" ведем, чтобы на чистую прибыль выходить. 

В других сферах у себя использую 1С, но тут не вижу смысла затраивать  - ю-он, с книгой и с 1С.

Анастасия, добрый вечер! Может это будет нескромно)) Вы не можете свою чудо-табличку показать ????

От: Марина

Анастасия, добрый вечер! Может это будет нескромно)) Вы не можете свою чудо-табличку показать ????

Легко)

Принцип заскринила, середину всю пришлось вырезать, чтоб влезла вся табличка с графиком на один экран. Но думаю в целом понятно. Если хотите, могу пустую болванку такую скинуть, там будут формулы сохранены и график у вас встанет ровно на ваших цифры. А статьи затрат вы свои можете писать.

Основная таблица - просто расходы, внизу строка - доход, там формула =Х+Х+Х и т.д. это суммы комиссии добавляю, ниже строчка покажет сама - прибыль/убыток. График автоматически вам покажет по столбикам - доход/расход/прибыль.

А справа - это я просто пишу для движение средств на р/с, это не обязательно, но я отслеживаю, чтоб в банкинг не заходить.

Анастасия, прошу прощения. Адрес не правильно написала. sokolova.sunrise@mail.ru  Температура дает знать...

Отправила 🙂

Выздоравливайте!

Анастасия, пришлите, пожалуйста, мне тоже табличку) egor@tour-provans.ru 

Коллеги, если не устраивает платные программы. Вот вам лайфхак.

Гугл таблицы - Галерея шаблонов - Раздел "Работа"

http://joxi.ru/DmB8kKkUwDwvMA

Там есть неплохие таблицы:

Финансовых отчет (для движения денег)

Годовой бюджет компании (ведение управленческого учета для расчета прибыли)

А можно мне тоже Вашу табличку на почту alexandr.rosola@yandex.ru)?

От: Егор

Анастасия, пришлите, пожалуйста, мне тоже табличку) egor@tour-provans.ru 

Егор, Александр, отправила 🙂

От: Алексей Костомукша

Вообще, все это можно вести средствами U-On. Если норм настроены все кассы (нал, безнал, карты и тп.). Всегда можно посмотреть движение, остатки по каждой кассе, посчитать прибыть и т.п.

НО мы все равно параллельно ведем обычную "амбарную" книгу в каждом офисе. Дата, приход, расход, денег в кассе в конце смены.

Раз в месяц все сверяем. В этом случае недостачи или лишние деньги всегда определяются. Либо в журнал менеджер занесла неправильно, либо в ю-оне прокосячилась. Но сводится в итоге и исправляется. 

Там же (в ю-оне) можно и расходы все по офису вести, но мы вот их только в "книге" ведем, чтобы на чистую прибыль выходить. 

В других сферах у себя использую 1С, но тут не вижу смысла затраивать  - ю-он, с книгой и с 1С.

Весь ноябрь эксперементировала с Ю-он по поводу ведения касс. И в 1С УНф и в Планфакт...везде, как в  моей таблице (таблица -"монстр" наподобии KPI, где подставляются суммы автоматом в разные страницы) необходимо два раза вносить одну и ту же цифру, выгрузка 1С и Ю-он прописана не в полной мере, не вытягивает туда плановые платежи.

Сам Ю-он, Все работает отлично, как Алексей писал, что если хорошо настроены кассы, всегда можно посмотреть денежные остатки, но "амбарную" книгу отмела, на телефон поставила программу Плеймаркет мой бюджет, и наговариваю туда приход и расход (приходник взяла в руки, деньги забрала - Фамилия - сумма, привезли воду для кулера-наговорила....если не стыковка тоже легко находится, ....и кстати, обнаружилось больше расходов, которые раньше не учитывала))) например, печеньки в офис...оказывается не такая маленькая эта статья расходов(((.

В ю-он удобно проверять поступили деньги с эквайринга или банка (за кредит туриста) или нет, если не сделан перевод между кассами, то на остатке, например, эквайринга деньги зависнут...и делая эту операцию сразу разношу комиссию банку....так нашлись деньги с Хоума,они не поступили к нам на счет, оказывается их сотрудник не активировал договор и в течении недели-оборот был большой-не увидели.

Информацию из Ю-он в конце каждой недели распечатываю, сверяю с телефоном....ошибки корректирую.

Для небольших предприятий достаточно.  

С планированием только хотелось бы, чтобы Ю-он сделали бы графиком ПЛАНОВЫЕ ПЛАТЕЖИ, соединенные с наличием денег в кассах, чтобы в сезон видеть кассовые разрывы- и будет круче 1С УНФ.

С планировщиком Турмаркетингу низкий поклон, объединяю информацию каждую неделю (неделя к неделе) и вношу ее в планровщик, там график дает траекторию...круто. Чаще видишь куда можешь укатиться, опять же пинок-делай наперед действия.

От: Анастасия

От: Егор

Анастасия, пришлите, пожалуйста, мне тоже табличку) egor@tour-provans.ru 

Егор, Александр, отправила 🙂

Анастасия,здравствуйте.

Можно тоже выслать табличку.