4. отчёт ЭКСПЕРТОВ по 'ЧЕТВЁРТОМУ' дню программы: стратегическая сессия

Хотелось бы и лучше, но уж как получилось. По порядку.

Стратегичку в прошлом году я делала сама, поэтому в эту заехало и обсуждение Миссии. Но т.к. она у нас давно есть в книге менеджера, мы просто всё еще раз вспомнили, обсудили и порисовали. Для "настройки" на работу.

Подготовила небольшой блок о наших результатах за крайние 6 кварталов в сравнительной характеристике, результаты решено увеличить как минимум вдвое за полгода. Реальная цель, т.к. в планах до НГ еще обучить новичка.

У меня 2 менеджера (1 с самого старта, второй 3й месяц с нами). Очень много внедрено, бОльшая часть на полноги, поэтому наша цель на сейчас - довнедрять начатое, докрутить и обновить. И еще разгрузить менеджеров от процессов третьего сорта.

Для наглядности вывела на отдельный лист по категориям - сохранить, изменить, добавить, удалить. Через него и пошли писать все свои хотелки в табличку (на рисунках до середины процесса), потом на основании проговоренного стали рисовать видение. Мы плохо рисуем))) (задумка солнечной системы в центре компания-солнце, вокруг планеты (сотрудники-в кольце знаний, клиенты-Земля со спутником-рекомендации, планета-сервис) и т.п.)

Дошли до перерыва до Шага 3. Заказала всем вкусный обед, после чего мы продолжили. Таблицу Стратегия только несколько пунктов успели прописать. Устали. Клиенты постоянно дёргали, один проблемный заказ с высоким чеком, которого просто так не заставишь ждать и ... некоторые личные причины одного из сотрудников, который был очень подавлен и никакой командный дух уже не помогал. По хорошему, надо было отложить стратегичку, но когда я задала вопрос в лоб о причинах грусти, мы уже были на втором листе. К работе это не имело отношения никакого, но и помочь ничем не могли. Это очень выбило всех из общего настроя на победу и результат скомканный.

Вечером планировался тимбилдинг на очень вовремя подвернувшемся турнире бизнес-лига по боулингу. Вот там уже удалось всем затимбилдиниться и успокоиться. Реально помогло. Сегодня уже с огнём в глазах и настрое "зара будэ рвань" пошли перевыполнять планы.

Допишем стратегию (по подготовленному черновику с первых шагов) на следующей неделе. В принципе как и планировалось, всё прописать можно за два дня.

ссылка на наши порисульки.

- ссылки на фото ваших подготовительных директорских записей;

Увы их нет. В курс сессии меня вводили прямо за пару часов до нее (сказали ты шаришь и всё быстро поймешь). Потому что накануне провели 2 дня интервью сотрудников и после этого перекроили накануне вечером весь план. Мне дали листочек (перерыла всё - не нашла) -  на нем цели на 2019 год, к ним я в своей роли должна была подвести сотрудников, когда те рисовали бы плакат с целями компании на их взгляд (работа в группах). Т.е. поселить правильные мысли в их головах. Было примерно 20 человек, делились на 4 группы - руководство, старички, "среднечки" 🙂 и новенькие. Руководство в итоге разделилось (специально) и распределилось в оставшиеся 3 группы, я была в "среднечках". Общими усилиями мы пришли к целям, которые можно увидеть на одной из фоток ниже 🙂

 

- ссылки на фотки со стратегички, на которых есть вы, ваша команда и сделанные слайды;

Вот они (слайды не делали, просто устно читали планы с прошлой стратегички и подводили итоги):

 

- опишите свои впечатления, результаты и выводы в свободной форме (прямо как в прошлом году ????).

Круто конечно, надо бы чаще - командный дух, все воодушевленные и счастливые. Очень интересно было наблюдать, кто в группах активничал, а кто просто сидел в стороне (вдруг не заметят и пронесет). Забавно, что старички в своих целях всё выдвалаи в цифрах, реальные профи, новички на их фоне вообще летали в облаках. Лично я почувствовала кайф многих сотрудников в том, что они могут выразить своё мнение руководству и будут услышаны. Мне так же понравились стычки новеньких и стареньких в каких-то моментах (например, когда старички в планах попросили их избавить от обучения и надзора над новенькими и тут понеслось!). Состоялся диалог и это классно.

Провели стратегичку-2019 за 2 дня. 

Участники: все сотрудники компании - 18 человек со всех 4 офисов.

Этап "Ретроспектива" 

На 2018 год мы ставили план в декабре 2017 года по всем показателями работы компании.

На этом этапе я подготовил отчет по работе компании за 2018 год в разрезе:

-Итоговые показатели работы: лиды/конверсия/заявки/стоимость заявки/выручка/комиссия %/комиссия итого в сравнении план\факт 18 и динамика у 2017 году

- структура вложений в общее увеличение продаж каждого из выполненных мероприятий;

- обращения: доли источников/затраты по каждому из источников/динамика/доходность

- структура и динамика продаж - доли каждого из направлений работы: пакетные туры/билеты/визы/наземка/инд.туры;

- структура и динамика продаж в разрезе ТО;

 На это потратили около 40 мин с обсуждениями результатов.

IMG_20181124_091044.jpg

Этап Vision

На этом этапе я разбил на 2 группы по 9 человек с учетом баланс команд.

Комментарии для тех кто будет проводить: обязательно обозначьте "дорожную карту" вопросов, которые нужно обсуждать и что обсуждать не нужно, поэтому мы сразу исключили трату времени на вопросы бытового характера (новый комп/лампочки/стул мягче/ремонт офиса и т.п.) - это все вынесли на отдельный wish лист для меня и в дальнейшем в работе не участвовало. Так же исключили вопросы материальной мотивации персонала, ибо все это могло перерасти в ненужные обсуждения и лишние противоречия.

Я планировал модерировать обе команды, но по факту, сидел пил чай 1,5 часа, потому, что они сказали "мы сами все сделаем" 🙂

Как сделали черновики, все вместе синхронизировали в общий список - итого получилось 41 пункт.

 IMG_20181124_105256.jpg

 IMG-20181125-WA0029.jpg

Этап "Strategy"

Перед началом работы над стратегий, провели обсуждение всех 41 пунктов с учетом возможности и нужности формулировки их в SMART формате именно на 2019 год, сохранили только 20 пунктов. Часть пунктов оставили на 2020-2021 гг. На это ушло 30 мин.

Разбили коллектив на 4 команды (3-5 чел.), в каждой из которых был как минимум 1 человек, знакомый со SMART форматом. В этот раз я так же участвовал в одной из команд.

Каждой из команд досталось по 4-6 задач в зависимости от их емкости по времени проработки. На этап обсуждений ушло 1,5 часа.

После готовности всех таблиц, развесили их на стене. В презентации каждая из группа была уверена, что именно их все задачи самые важные.

Этот момент я решил вот таким способом: выдал каждому сотруднику по 8 наклеек и каждый должен был выбрать из всех 20 задач - 8 наиболее значимых для него. Картинка получилась более чем интересная. Первый крупный блок , который собрал больше всего наклеек был направлен на удовлетворение внутренних потребностей менеджеров в обучение/тимбилдингах/тренингах/наставничестве/комфорте/регламентах в коллективе и второй крупный блок голосов ушел на вопросы отработки с негативом туристов/снижение доп.функций от менеджеров - автоматизация процессов (типа подписка на рассылку и т.п.).

Задачи в прямую связанные с продажами, как, например, работа офисов 7 дней в неделю, служба поддержки 24/7, продажа доп.услуг в офисах набрали минимум голосов.

Когда мы расклеили листочники, сами сотрудники мне ответили, что "мы все поняли! чем меньше у задачи листочков, тем первее мы ее будем делать" 🙂

На этом и порешали, что часть возьмем 5 основных задач, которые они выбрали и 5 основных задач из тех, которые влияют на продажи.

IMG_20181125_124216.jpg

IMG_20181125_124210.jpg

Этап "Декомпозиция"

До 4 этапа "Декомпозиция" дошли 10 основных задач, которые отвечают 2 основных критериям:

 - от их выполнения зависит доход компании;

- от их выполнения зависят внутренние бизнес процессы.

Самое сложное и долгое получилось как раз 4 этап "Декомпозиция" на который часть задач переформатировали кардинально от первоначального варианта и выработали более эффективный план их реализации.

В целом на этот этап ушло почти 4 часа из за долгих дискуссий и выработки простых и понятных решений.

Этап составления Action плана

Его вынесли за скобки, так как это будет делать 2 человека и потом предоставят план работы в диаграмме Ганта (диаграмма выполнения задач в периоде времени).

 

Стратегичку провели в офисе с 2 менеджерами, сначала у них небольшой ступор был и не знали, что предлагать, когда я начала рассказывать свое видение и задавать наводящие вопросы, начали расскрываться и уже поток мыслей записывали и рисовали) вечером одна из менеджеров еще добросила свои наброски, которые пришли ей на ум) несколько хороших мыслей я оттуда внесла в план на следующий год. План с разбивкой на год готов, часть плана (скрин) в архиве. 

Вторая стратегическая сессия в нашем агентстве прошла в минувшую субботу. Собрались в просторном зале с проектором. Договорился бесплатно с нашими клиентами. Традиционно у нас такие мероприятия называются Днем знаний.

Первую часть посветили докладу по Таиланду, отельная база и все что касается отдыха там. Рассказывала ст. менеджер офиса Пегас, которая вернулась недавно из инфотура. 

После обеда работали над вИдением. Сначала я подвел итоги. Посмотрели что из запланированного год назад выполнено и какие получили результаты. Готовился к этому всю неделю. В презентации прошел по показателям (в терминологии Ю-Он) : Обращения, Заявки, Конверсия. Комиссия по компании за год 2017/2018, комиссия по офисам, выполнение планов продаж и личные продажи.

Разобрали что было запланировано в прошлом году, что удалось реализовать. Выполнили не все, в этом моя вина. Увлекся открытием нового офиса и как следствие не выделил ресурсы на необходимые изменения. Посмотрели свежим взглядом на актуальность запланированного. От чего-то отказались. Некоторый позиции поставили в текущий план.

Подвел итог, что получилось и почему, а что нет, и по какой причине.  Затем разбились на две команды по 3 человека и приступили к работе. Перед началом работы в командах озвучил свое видение "жирными мазками", буквально в два, три предложения. Этим придал общий вектор по которому будем работать.  В итоге получили новую порцию идей для реализации. Предстоит далее отсмартовать все, назначить ответственных и провести декомпозицию.

По моим впечатлениям. Во второй раз работа на Стратегичке проходила уже менее эмоционально. Атмосфера была более деловая и времени потратила меньше. Старички помогали новичкам, все было гораздо слаженней, чем год назад. 

Фотоотчет по ссылке.