Как навести порядок в обращениях после подключения IP телефонии и Whats up?

Коллеги, столкнулась с проблемой и не понимаю, как с ней быть)

Подлкючила к юону IP телефонию и Whats up. И теперь ежедневно приходится чистить обращения от левых звонков и сообщений.

В чем суть: теперь каждый новый звонок заносится как новое обращение, в день бывает 2-3 спам-звонка  с предложением рекламы, займа и тд... И эти звонки тоже заносятся как обращения

С What's up тоже свои нюансы. Туристы вернулись из отпуска, мы закрыли заявку и поставили задачу связаться с ними через 2 месяца. Через неделю после этого туристка решила что-то уточнить - написала нам и создалось новое обращение...
Вот не понимаю, как с этим быть, постоянно чистить обращения.... Мне кажется должно быть какое-то простое решение)

Поделитесь своим опытом